La evolución de una pyme tiene un patrón fácilmente reconocible. En sus inicios, la gestión es manual y puede no ser un defecto: es lo apropiado para el volumen que tiene. Sin embargo, hay un momento en que el número de presupuestos, facturas, cobros y declaraciones supera lo que un sistema manual puede sostener sin cometer errores.
Cuando los fallos se reproducen y se convierten en lo habitual, es el momento de dar el salto de la gestión manual a la automatizada. Una evolución natural que, a corto plazo, redundará en la productividad de los trabajadores y la competitividad de la propia compañía: menos tiempo dedicado cada semana a tareas administrativas que se hacen solas, menos errores que se generan al copiar datos de un documento a otro y una significativa reducción de probabilidades a cometer errores fiscales a la hora de presentar, por ejemplo, el modelo 111.
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La etapa del Excel: útil hasta que deja de serlo
La mayoría de las pymes y autónomos que empiezan usan modelos de presupuestos para cerrar sus primeras ventas que permiten presentar una propuesta sin necesidad de contar con una infraestructura tecnológica. En líneas generales, es una solución adecuada para un volumen inicial de pedidos cuando este es bajo. Con estas plantillas, el presupuesto sale bien, el cliente lo aprueba y el proyecto arranca.
El problema empieza cuando ese presupuesto aprobado hay que convertirlo en una factura. Si los dos documentos utilizan programas distintos (el presupuesto en una plantilla de Word o PDF y la factura en otro programa), alguien tiene que copiar los datos de uno al otro. Nombre del cliente, concepto, importe, tipo de IVA, retención. Cuatro operaciones por proyecto. Multiplicadas por veinte proyectos al mes, son ochenta puntos de posible error humano.
Y aquí, en este proceso manual, es donde se cometen errores de forma habitual. Un importe incorrecto, un NIF mal copiado, una retención que no coincide con lo presupuestado. Se puede pensar que en 5 minutos se corrigen, pero cuando estos se acumulan, y además hay que cuadrar las declaraciones, esos pequeños errores se convierten en horas de trabajo añadidas.
Si bien es cierto que utilizar modelos de presupuestos ayuda, también es verdad que la verdadera eficacia llega en cualquier empresa o autónomo cuando ventas y facturación están completamente integradas en una única plataforma o ERP.
Ventajas de integrar el ciclo de ventas
En este sentido, un ERP que integra el ciclo completo de ventas resuelve los problemas que hemos visto. Con estas soluciones digitales, cualquier profesional puede crear el presupuesto en la plataforma y, una vez aprobado por el cliente, convertirlo e en albarán y después en factura con un clic. Sin reescribir ningún dato. Los importes, el tipo de IVA, la retención de IRPF y los datos del cliente pasan de un documento al siguiente de forma automática .
Ese flujo de trabajo implica otra serie de ventajas cuando hablamos de fiscalidad. En la declaración trimestral, por ejemplo, la plataforma puede generar automáticamente modelos de impuestos partir de los datos presentes en misma plataforma.
De hecho, soluciones como Contasimple, son capaces de detectar todas las retenciones practicadas en el trimestre, calcular los importes y generar el fichero listo para presentar en la AEAT en menos de dos minutos. De hecho, incluso lo podría enviar directamente. No hay que revisar nada a mano porque no hay nada que reconciliar.
Esta integración de presupuesto, facturación y declaraciones fiscales no es una funcionalidad avanzada para empresas grandes. Es la estructura básica que permite a una pyme crecer sin que el crecimiento genere más carga administrativa.
¿Cuándo tiene sentido apostar por un ERP?
El momento adecuado para integrar el ciclo de ventas no es cuando la empresa ya está desbordada. Es antes: cuando los síntomas de una gestión desconectada empiezan a aparecer con regularidad. Un presupuesto que no coincide con la factura, una retención que falta en la declaración, un cierre de trimestre que se alarga más de lo razonable.
Al respecto, la señal más clara es el tiempo. Si la gestión administrativa de las ventas ocupa más horas de las que debería para el volumen que hay, es porque el sistema no está diseñado para ese volumen de trabajo.
En esas circunstancias, no hay que esperar a que el problema sea mayor para resolverlo. La automatización del ciclo completo, que va del presupuesto a la declaración, no es un proyecto para el futuro: es una decisión que tiene un retorno inmediato y que se aprecia de forma directa cuando, en el primer trimestre, los datos cuadran solos.
Evolucionar de las hojas de cálculo a un ERP supone decir adiós al estancamiento y dar la bienvenida al crecimiento y la productividad. Automatizar procesos es, en definitiva, invertir en la salud financiera de tu negocio a corto, medio y largo plazo.
