Para una compañía logística como Logista, gestionar de forma eficiente un elevado volumen de facturas de proveedores es fundamental para mantener el control de sus procesos financieros. La automatización de las cuentas a pagar permite reducir tareas manuales, mejorar la trazabilidad y agilizar el procesamiento de la documentación. En este contexto, Invoice Management permite avanzar hacia una gestión de facturas más eficiente, controlada y automatizada.
Contenido
Una herramienta integral de facturación automatizada
OpenText Vendor Invoice Management (VIM) for SAP Solutions es una solución integral para la automatización y digitalización de la gestión de facturas de proveedores desarrollada por OpenText. Esta herramienta permite automatizar gran parte del proceso de gestión de facturas dentro del ecosistema SAP.
Es un software diseñado para trabajar tanto con SAP ECC como con SAP S/4HANA, lo que facilita su implantación en organizaciones que utilizan diferentes generaciones del ERP de SAP. Esta integración resulta especialmente útil para compañías con procesos complejos y un volumen elevado de documentación, como puede ocurrir en el sector logístico.
Funciones de un invoice management que favorecen la gestión empresarial
En una empresa como Logista, automatizar determinadas tareas relacionadas con la gestión de facturas permite reducir la intervención manual y mejorar el seguimiento de cada documento. Entre las principales funciones de un sistema de invoice management destacan:
- Recepción y digitalización de facturas: concentra la entrada de las facturas recibidas por diferentes medios (e-mail, portales, documentos escaneados o formatos estructurados) y traslada los datos al entorno donde serán procesados.
- Captura inteligente de datos: mediante soluciones de captura integradas es posible extraer datos y líneas de factura aprovechando tecnologías como OCR y aprendizaje automático para reconocer información relevante y acelerar el procesamiento.
- Validación frente a pedidos y recepciones: detecta discrepancias a tiempo para poder resolverlas antes de que las facturas sean aprobadas o contabilizadas de forma automática.
- Aprobación personalizable: integra una secuencia de trabajo ordenada con aprobaciones paralelas, escalados, prioridades y plazos definidos para disminuir errores.
- Gestión de excepciones: detecta el motivo por el que una factura no puede continuar de forma automática y asigna la tarea al responsable correspondiente, manteniendo la trazabilidad del incidente.
- Automatización de facturas: agiliza el procesamiento y la contabilización de las facturas, contribuyendo a acelerar el cierre contable y a reducir la carga manual del departamento de cuentas a pagar.
Beneficios de la automatización
Para compañías que gestionan un volumen importante de facturas de proveedores, la implementación de un sistema automatizado de gestión de facturas y cuentas a pagar puede generar mejoras en diferentes áreas operativas y financieras:
- Reducción de errores y duplicidades: disminuye los errores relacionados con la introducción manual de datos al obtener y comprobar información de los proveedores, los pedidos de compra, los impuestos y otros datos relevantes de la factura.
- Ahorro de tiempo y costes: cuantos menos pasos manuales sean necesarios, menores pueden ser los costes operativos y el riesgo de recargos derivados de pagos atrasados.
- Mayor visibilidad financiera: facilita un conocimiento más preciso de las obligaciones pendientes y mejora la planificación de caja.
- Trazabilidad en el control del gasto: cada acción queda registrada, lo que facilita las auditorías y permite documentar las decisiones de procesamiento, las aprobaciones y las excepciones relacionadas con las facturas.
Cuentas a pagar: del modelo tradicional a la digitalización
La digitalización de la gestión de facturas ofrece ventajas difíciles de alcanzar mediante procesos exclusivamente manuales, especialmente en organizaciones con una operativa compleja y numerosos proveedores.
En el caso de compañías logísticas como Logista, Invoice Management permite avanzar hacia una gestión de las cuentas a pagar más automatizada y trazable, reduciendo tareas administrativas y facilitando el control de las facturas durante todo el proceso.
Además, su integración con el ecosistema SAP favorece la conexión con los procesos financieros, logísticos y documentales de la empresa, permitiendo centralizar la información y mejorar la eficiencia de la gestión de facturas.
